home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / database / a4backup.zip / BACKUP.TXT
Text File  |  1993-01-27  |  13KB  |  301 lines
  1.                    Backing up Alpha FOUR files
  2.  
  3.  
  4. Once you start acquiring a substantial amount of data in your
  5. databases or you have taken the time to design a set or
  6. application that works well for you, you don't want to take
  7. chances with all your work. Backing up your data is essential.
  8. Although full hard drive crashes are relatively uncommon, they do
  9. happen. More likely is the possibility of loosing one or a few
  10. files due to a variety of causes and it is just a matter of time
  11. before you loose at least one important file associated with your
  12. databases. Having a recent backup will save you much frustration
  13. and hours and possibly days of work recreating the data if this
  14. is even possible.
  15.  
  16. This document will cover what you need to know about Alpha FOUR
  17. files to keep your data backed up. The software you use to
  18. perform the backup is up to you. There are many very good backup
  19. programs on the market and you can check with your local software
  20. dealer for their recommendation.
  21.  
  22. Where are the data files stored?
  23. Although you may store your database files anywhere you wish, we
  24. recommend that you use a directory under the \ALPHA4V2\ directory
  25. (called \ALPHA4\ in version 1) to store your data files. You can
  26. store your data files in the \ALPHA4V2\ directory along with the
  27. program files, however it is much easier to backup and copy the
  28. data files if they have been stored in a separate directory.
  29.  C:\> (root directory)
  30.      \ALPHA4V2\ (directory containing program files, 
  31.                called \ALPHA4\ in version 1)
  32.         \ALPHA4V2\DATA\ (directory containing database files)
  33.         \ALPHA4V2\JOAN\ (directory containing Joan's database files)
  34.  
  35. A good way to find out where your data is stored is to open that
  36. database within Alpha FOUR by selecting (from the main menu)
  37. Choose, Open. If you had your database loaded when you did this,
  38. Alpha FOUR will show you the directory of files located in the
  39. current data directory which should include the database you were
  40. in. Note the Drive/Path information at the top of this screen.
  41. This displays the name of the directory that contains all the
  42. files shown on the screen.
  43.  
  44. See the reference manual under "Open a database" for more
  45. information on navigating this directory screen. If all your data
  46. files are not shown on this directory (use the arrow keys to
  47. scroll up and down), it could be that other important data files
  48. have been stored in another directory.
  49.  
  50. Which Files to back up
  51. The following list contains the files that you are most likely to
  52. want to keep backed up. Don't let the plethora of file extensions
  53. get you down. Notice that the majority of files associated with a
  54. database share the same filename. This way you can just specify
  55. to copy/backup all files with that name regardless of the
  56. extension (filename.*). In this chart filename refers to the name
  57. of the database or set.
  58.  
  59. File         Notes                        Ver 1      Ver 2
  60.  
  61. Data file.   Contains all the records     filename.  filename.
  62.              from your database           dbf        dbf
  63.  
  64. Memo fields. Contains the contents of     filename.  filename.
  65.              any memo type fields. If     dbt        dbt
  66.              you have no memo fields in
  67.              a given database it will
  68.              not have a .DBT file.
  69.  
  70. Index files. Note that the index files    indexname  indexname
  71.              associated with a database   .ndx       .ndx
  72.              do not share the database
  73.              name. Index files can take
  74.              up a lot of space and are
  75.              usually easily recreated.
  76.              You may want to ignore the
  77.              index files when backing up
  78.              unless you are backing up a
  79.              set.
  80.  
  81. Form Layout. Contains the screen layout   filename.  filename.
  82.              you see when you choose V    I4x        INx
  83.              for View. Note this is not
  84.              your actual data but
  85.              controls the way the data
  86.              is shown.
  87.  
  88. Browse Table Contains the screen layout   filename.  filename.
  89. Layout.      you see when you choose B    B4x        BNx
  90.              for Browse. Note this is
  91.              not your actual data but
  92.              controls the way the data
  93.              is shown.
  94.  
  95. Mail Label                                filename.  filename.
  96. Layout.                                   L4x        LNx
  97.  
  98. Report                                    filename.  filename.
  99. Layout.                                   R4x        RNx
  100.  
  101. Letter       Note that the letter files   letternam  letternam
  102. files.       are not associated with a    e.LTR      e.LTR
  103.              specific database and
  104.              therefore do not
  105.              necessarily share a name
  106.              with any database.
  107.  
  108. Field Rules.                              filename.  filename.
  109.                                           RL4        RLN
  110.  
  111. Range                                     filename.  filename.
  112. Definition.                               G4x        GNx
  113.  
  114. Saved Search                              filename.  filename.
  115. Criteria                                  S4x        SNx
  116.  
  117. Saved Global (version 1.1 and above)      filename.  filename.
  118. Update                                    U4x        UNx
  119. Criteria.
  120.  
  121. Set file.    This is the set design       setname.S  setname.S
  122.              only. Databases and indexes  ET         ET
  123.              associated with the set are
  124.              stored in their own
  125.              separate files.
  126.  
  127. Application  Application and macros. Any  appname.A  appname.A
  128. file.        scripts played through an    P4         PP
  129.              application are saved in
  130.              their own separate file.
  131.  
  132. Application  If your application uses a   appname.A  appname.A
  133. Banner       custom banner make sure to   S4         S4
  134. Screen.      include this file in any
  135.              backup.
  136.  
  137. Script files Each script is stored in a   N/A        scriptnam
  138.              separate file. If your                  e.SCP
  139.              script(s) refer to other
  140.              scripts, make sure to also
  141.              backup the called script.
  142.  
  143. This list is by no means all inclusive. It represents only those
  144. files that are the most closely tied to the data and would take
  145. you the longest to recreate should you loose the original files.
  146. For a more comprehensive list of all the data files used in Alpha
  147. FOUR, consult the reference manual.
  148.  
  149.                       Three backup options
  150.  
  151. If you would like to backup your Alpha FOUR files the first thing
  152. to decide is how complete you want your backup to be. The Quickie
  153. backup described below will take less time and disk space but
  154. will only backup the essential data files. A full data backup
  155. will take more time and disk space but will give you a full
  156. backup of all data files and related files which may be more
  157. useful should you loose the original.
  158.  
  159. Quickie backup (just the data files)
  160. If you are concerned only about keeping an extra copy of your
  161. data, consider only backing up the filename.DBF and filename.DBT
  162. files. You will not have a backup of your layouts, field rules
  163. etc, however, if the database becomes corrupted you still have an
  164. extra copy of the data. This represents the most time/space
  165. efficient backup.
  166.  
  167. Mid-Level database backup (including layouts and other associated
  168. files)
  169. If you also want to also back up the database's layouts (forms,
  170. browse tables, reports, mail labels), field rules, range
  171. settings, saved search criteria, and saved global update
  172. criteria, you can backup/copy all files that share the filename
  173. with that database. Most backup programs accept the DOS wild card
  174. filename.* and this will back up these files as well as the data
  175. files covered by the quick backup. This will not backup the index
  176. files or the letters.
  177.  
  178. Full data backup (all files associated with a database or set)
  179. For a full backup of all files associated with a database you can
  180. either backup the entire directory containing the database(s).
  181. This would also backup all other databases in this directory. If
  182. you want to specify which files to backup, you can backup the
  183. following files:
  184.      filename.*     all files sharing the database name
  185.      indexname.NDX  do this for all indexes associated with that
  186. database
  187.      lettername.LTR do this for all letters used with that
  188. database
  189.      setname.* all files sharing the set's name (if you are
  190. backing up a set).
  191.  
  192. Note on Sets:
  193. When copying or backing up a set it is important to copy all
  194. pertinent files from all databases associated with the set.
  195. Remember to backup/copy the indexes you use to link the databases
  196. together. Sets can also have their own field rules, forms etc so
  197. it is a good idea when backing up or copying a set to copy all
  198. files that share the set name (setname.*). Also remember to copy
  199. all of the set files to the same directory. A set cannot refer to
  200. files in another directory.
  201.  
  202. Note on applications:
  203. When copying or backing up an application it is important to
  204. backup/copy all pertinent data from all databases associated with
  205. the application. If the application does not change, for
  206. subsequent backups you can simply copy the database(s) without
  207. needing to re-copy the application file. It is also important to
  208. copy any script files (.SCP) or banner screens (.AS4) that are
  209. used in the application.
  210.  
  211. Note on scripts:
  212. Script files all have an .SCP extension. Backing up or copying
  213. script files is simply a matter of copying all SCP files (*.SCP)
  214. in the script path directory. If a script refers to another
  215. script remember to also copy that script file.
  216.  
  217.                             Questions
  218.  
  219. Q    How often should I backup my files?
  220.  
  221. A    Often, but "often" can be interpreted differently depending
  222. on how much you would be willing to loose if the files became
  223. corrupted. Data problems can happen anytime and it is a good idea
  224. to implement a backup schedule that is based on how much data
  225. entry/changes you do in a given time period. Ask yourself this
  226. question "If my hard drive crashed today and I lost all the data
  227. on it, when did I do my last backup and was the data I lost
  228. (since the last backup) worth the time I saved by not backing up
  229. more frequently?" Based on your situation, determine how much
  230. data you would be willing to loose (1 day, 1 week, 1 month). and
  231. weigh this against the time it takes to backup. In most cases you
  232. can automate the backup process and make it quicker so you will
  233. be willing to do it more frequently.
  234.  
  235. Note: If your database has become corrupted, Alpha Software has a
  236. document specifically on database corruption that is available by
  237. contacting the tech support department.
  238.  
  239.  
  240. Q    What's the difference between backing up files and copying
  241. them to another place?
  242.  
  243. A    Usually a "backup" is a compressed version of the original
  244. file. By compressing the file, the backup software allows you to
  245. store more information on the backup medium (usually a floppy
  246. diskette) than if the files were simply copied. The backup
  247. program can also handle splitting larger files between two or
  248. more disks which is usually not possible with a simple copy.
  249.  
  250.  
  251. Q    When I lost my data due to a hard drive crash, I copied the
  252. backup files onto my hard drive but Alpha FOUR would not
  253. recognize them. Why?
  254.  
  255. A    If you did indeed backup your files, no-doubt the backup
  256. program compressed the files and you need to restore the backed
  257. up files to the hard drive rather than simply copying them.
  258. Properly restoring the backed up files uncompressed the files
  259. into their original usable format on the hard drive.
  260.  
  261.  
  262.  
  263. Notes on preventing data corruption
  264. The best way to prevent loss of data is to avoid data corruption
  265. in the first place. Here are some suggestions to help you avoid
  266. potential problems.
  267.  
  268.   Check your disk for viruses regularly. There are some good
  269.   virus detection programs available for doing this. Make sure
  270.   that you always have the latest version of the software
  271.   because new computer viruses crop up regularly and the
  272.   software is constantly being updated to recognize the new
  273.   viruses in circulation.
  274.  
  275.   In the Alpha FOUR default settings, set "auto flush" to yes.
  276.   Setting this to yes ensures that no more than the last record
  277.   is potentially lost should your computer crash during data
  278.   entry or experience memory problems. With Auto flush set to
  279.   yes, Alpha FOUR copies each record down to the hard drive when
  280.   you press F10 to save the new entry. Without this, Alpha FOUR
  281.   collects new records in memory and only "flushes" them to disk
  282.   when the memory gets full. To get to the default settings,
  283.   from the main menu choose Other, Configuration, Default
  284.   settings.
  285.  
  286.   We recommend that you make a backup or copy of the database
  287.   before performing the following operations. These operations
  288.   do not corrupt files but they permanently change the data and
  289.   therefore posses the greatest potential for data loss if the
  290.   user does not know how to properly implement them. It is
  291.   always a good idea to have a backup just in case you misjudged
  292.   the result.
  293.        Global Update (unless you are updating a brand new field)
  294.        Reconfigure
  295.        Re-evaluate field rules
  296.        Pack
  297.        Post
  298.        Zap
  299.   
  300.  
  301.